Un hackathon bien organizado se decide mucho antes de la primera línea de código: en el espacio, la conexión, la comida y las personas que ayudan a los equipos. Barcelona recibe hackathons durante todo el año, desde citas universitarias y de grandes empresas hasta encuentros de IA, y cada vez más empresas y comunidades montan el suyo propio.
En esta guía te explicamos cómo organizar un hackathon en Barcelona paso a paso: qué definir primero, qué pedirle al espacio, cómo plantear la logística y qué no olvidar el día del evento. Al final encontrarás un checklist y cómo lo planteamos en betahaus, en el corazón de Gràcia.
1. Define el objetivo y el formato antes de buscar espacio
El objetivo decide todo lo demás: número de personas, duración, premios y tipo de espacio. Antes de mirar fechas o salas, responde estas cuatro preguntas:
- Para qué lo haces. Captar talento, resolver un reto de negocio, activar una comunidad o probar una tecnología. Con un objetivo claro es más fácil convencer a patrocinadores y a participantes.
- Quién participa. Estudiantes, desarrolladores, equipos internos o un perfil mixto. Cambia el ritmo, el nivel de apoyo necesario y hasta el horario.
- Presencial, online o híbrido. Un hackathon presencial necesita espacio, conexión y comida; uno híbrido suma, además, una buena retransmisión y un canal de ayuda en remoto.
- Cuánto dura. 24 horas es el formato clásico, pero también se organizan hackathons de una sola jornada, sin pernoctar, sobre todo en eventos de empresa.
Con eso defines el reto (el problema concreto que deben resolver), las normas de participación, los premios y el presupuesto. Las guías de organizadores coinciden en empezar con meses de margen, sobre todo si buscas patrocinio: conseguirlo puede llevar semanas.
2. El espacio: qué debe tener un buen lugar para un hackathon
El espacio marca la energía del evento. Estas son las condiciones que conviene exigir antes de reservar:
- Capacidad real por equipo. Un hackathon no es una charla: cada equipo necesita mesa, sitio para portátiles y espacio para moverse. Pide siempre la configuración exacta para tu número de personas, no solo la capacidad máxima.
- Muebles flexibles. Mesas que se puedan juntar por equipos y reorganizar entre la fase de trabajo y las presentaciones.
- Zona de presentación. Pantalla o proyector, sonido y micrófonos para las demos finales.
- Salas auxiliares y zonas de descanso. Espacios para reuniones de equipo, llamadas, mentoring y desconectar un rato.
- Luz natural y exteriores. Ayudan a mantener la energía en jornadas largas.
- Una visita previa. Ve al espacio antes de decidir: comprueba wifi, enchufes, proyector, micrófono y baños.
- Horario y acceso. Aclara desde el principio hasta qué hora puedes usar el espacio y cómo se entra fuera de horario, sobre todo si el evento es largo.
Un buen consejo: pregunta si habrá alguien del equipo del espacio disponible durante todo el evento para resolver incidencias técnicas.
3. Logística: wifi, enchufes, comida y zonas de trabajo
En un hackathon la tecnología no puede fallar: todos los participantes trabajan a la vez, con varios dispositivos cada uno. Las guías de organizadores coinciden en un punto: planifica pensando en más dispositivos de los que crees. Algunas recomiendan prever hasta el triple de dispositivos en wifi y electricidad, y tener una fuente de energía de reserva.
Wifi y electricidad. Pregunta por la velocidad real de la conexión (mejor simétrica) y cuántas conexiones simultáneas aguanta. Comprueba que hay enchufes en todas las mesas y lleva regletas de repuesto. Haz una prueba el día anterior, o en la visita al espacio.
Comida y bebida. Contrata a los proveedores con antelación y confirma la entrega. Piensa en café y agua siempre disponibles, snacks entre comidas y una comida principal que no obligue a salir del edificio. No olvides opciones vegetarianas, veganas y sin gluten: avisa a los participantes de que las indiquen al inscribirse.
Zonas de trabajo. Reparte los equipos por mesas y deja pasillos libres para los mentores. Una buena práctica es agrupar equipos con retos parecidos y colocar los puestos de mentores en los puntos de mayor tránsito.
Registro y señalética. Un check-in ágil (el objetivo habitual es menos de dos minutos por persona), carteles claros y un punto de ayuda físico evitan colas y dudas, sobre todo a quien participa por primera vez.
4. Mentores, jurado y premios
Los equipos recuerdan un hackathon por la ayuda que recibieron y por lo justa que fue la evaluación.
Mentores. Son personas con experiencia que resuelven dudas técnicas y de negocio durante el evento. Las guías varían en las proporciones (algunas hablan de un mentor por cada 5-8 equipos), así que ajusta según el reto. Dales de antemano el contexto del reto y una rotación de horarios para que ninguna área se quede sin cobertura durante horas.
Jurado y criterios. Define primero los criterios de evaluación (innovación, viabilidad, impacto, calidad de la demo) y después elige al jurado. Envía a los jueces el reglamento y los criterios con tiempo, no el mismo día. Si hay muchos equipos, limita las demos a 60-90 segundos y reparte el trabajo entre varios jueces para evitar la fatiga.
Premios. Pueden ser dinero, pero también mentorías, acceso a programas de aceleración, licencias de software u ofertas de empleo. Suelen financiarse con patrocinadores, así que defínelos junto con ellos y explica qué reciben a cambio (visibilidad, acceso a talento, un reto propuesto por su empresa).
Cierre. Publica un resumen en las 48 horas siguientes, con ganadores, proyectos y fotos, y comparte un informe con los patrocinadores. Envía también un formulario de feedback para mejorar la próxima edición.
5. Cronograma tipo de un hackathon de 24 horas
Esta es una propuesta orientativa que puedes adaptar a tu evento. Lo importante es dejar claras las horas de entrega y de presentación, y cuidar los momentos de bajada de energía.
| Hora del evento | Qué ocurre |
|---|---|
| Hora 0 | Acreditación, bienvenida y presentación del reto |
| Horas 0-1 | Formación de equipos y reparto de mesas |
| Horas 1-12 | Trabajo en equipo, comida principal, primera ronda de mentoring |
| Hora 12 | Momento de bajada de energía: pequeña actividad o pausa activa |
| Horas 12-18 | Segunda ronda de mentoring, cena, ajustes del proyecto |
| Horas 18-22 | Recta final: cierre del producto y preparación de la demo |
| Hora 22 | Entrega del proyecto |
| Horas 22-24 | Demos de 60-90 segundos, deliberación del jurado, premios y networking |
6. Checklist final de la organización
Guarda esta lista y revísala una semana antes y el día anterior al hackathon.
- Objetivo, público, formato y duración definidos
- Reto, normas y criterios de evaluación publicados
- Presupuesto y patrocinadores confirmados
- Espacio reservado, con visita previa hecha
- Wifi y enchufes probados con carga real
- Pantalla, proyector, sonido y micrófonos probados
- Catering contratado, con opciones para distintas dietas
- Mentores y jurado confirmados, con el material enviado
- Premios definidos y comunicados
- Registro y señalética preparados
- Plan de comunicación antes, durante y después del evento
- Resumen y feedback programados para las 48 horas siguientes
Hackathons en betahaus Barcelona
En betahaus, en pleno Gràcia, tenemos un espacio para talleres de trabajo y hackathons con tres distribuciones para 24, 32 y 40 personas, dentro de nuestra sala de eventos.
Esto es lo que incluye el alquiler:
- Wifi simétrico de 600 Mbps, proyector, pantalla o pared blanca, sonido profesional, micrófonos, pizarras y flipcharts.
- Mobiliario 100 % móvil, para pasar de la fase de trabajo a las presentaciones sin esfuerzo.
- Salas auxiliares, cabinas insonorizadas y 6 terrazas para mentoring, llamadas y pausas.
- Coffee break y catering opcional, con proveedores locales y opciones veganas, vegetarianas o sin gluten (también puedes traer el tuyo).
- Apoyo del equipo durante el evento y una prueba técnica previa, sin compromiso.
Si tu grupo es mayor, podemos repartirlo en más de un espacio y aumentar la capacidad de forma considerable. Los precios parten desde 89 €/hora + IVA, con descuento para media jornada o jornada completa. Antes de decidir puedes hacer el recorrido virtual del espacio o pedir una visita guiada. Si tienes un proyecto en mente, ponte en contacto con nosotros y vemos cómo adaptarnos a tu evento.
Cuéntanos tu evento y te respondemos en menos de 2 horas laborables.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo antes hay que empezar a organizar un hackathon?
Lo ideal es empezar con varios meses de margen, sobre todo si necesitas patrocinadores, que pueden tardar semanas en decidir.
¿Cuántas personas caben en un hackathon en betahaus?
Nuestras distribuciones para talleres y hackathons son de 24, 32 y 40 personas. Si tu grupo es mayor, podemos repartirlo en más de un espacio y aumentar la capacidad de forma considerable.
¿Se puede hacer un hackathon de un solo día?
Sí, también puedes plantearlo en una sola jornada, sin pernoctar. Ponte en contacto con nosotros y lo estudiamos según tu proyecto.
¿Incluye el espacio comida y bebida?
Puedes contratar coffee break o catering con nosotros, con opciones para distintas dietas, o traer el tuyo.
¿Puedo probar el espacio antes de reservar?
Sí: puedes pedir una visita guiada, una prueba técnica o hacer el recorrido virtual.
